Документация школьной библиотеки играет особое значение в общем документообороте учреждения. Важно знать и соблюдать принципы и стандарты ведения всех документов этого школьного подразделения. Школьная библиотека — это часть школы, являющаяся ее полноправным структурным подразделением. В каждой школе в нашей стране есть обязательно библиотека, большая или маленькая. Школьная библиотека должна: Обеспечить процесс учебы и воспитания информацией для абсолютно всех педагогов и учащихся. Сформировать у обучающихся способность быть абсолютно самостоятельным пользователем информации и библиотеки. Постоянно совершенствовать уже имеющиеся и осваивать все новейшие технологии библиотеки. Школьная библиотека состоит из: Выдача книг – абонемент. Небольшой зал для чтения – читальный зал. Электронные и бумажные каталоги, где можно проверить наличие той или иной книги.
Какие же функции выполняет библиотека в школе? Поддержать процесс учебы в плане информации – обеспечить всех учащихся и также учителей всей необходимой литературой. Создание различных описаний, классификаций, правильная систематизация библиотечного фонда, создание и ведение тематических картотек. Привлекать детей к тому, чтобы они больше читали, с помощью различных игр, вечеров, конференций. Помочь развивать грамотность в плане информации через регулярные тематические уроки, посвященные самым разным датам и событиям. Постоянное пополнение фонда путем его профессионального комплектования. Обязательная документация, которую нужно вести для планирования работы и закупа литературы, а также составление периодических отчетов о проделанной работе. Насколько сегодня актуальна школьная библиотека Сегодня все общество в целом находится на совершенно новом витке своего поступательного развития, а вместе с ним и школа постоянно совершенствуется и развивается на новом этапе. Именно сегодня роль библиотеки в школе совершенно другая, новая и очень значимая. Это не просто то место, где можно взять книгу для души или по программе, как это было раньше. Теперь библиотека должна обязательно научить детей культуре чтения и получения необходимой для самообразования и школьного образования информации. Она должна максимально правильно приобщить всех учащихся школы к тому, чтобы они сами захотели читать и узнавать нечто новое, помогает правильному воспитанию личности в плане лучшей грамотности, развитого интеллекта, индивидуальных способностей творчества и всевозможных нравственных аспектов. Этой личности должны быть созданы такие условия, чтобы она могла комфортно существовать в обществе информации и интеллекта. Немаловажная роль, практически основная, в этом процессе отводится именно библиотеке в школе и школьному библиотекарю. Сегодня он не просто библиотекарь, а педагог, участвующий полноценно в воспитательном и образовательном процессе всей школы в целом.
Сегодня есть три основных направления того, какова роль библиотеки в школе и как должен действовать библиотекарь: Создать школьную медиатеку на базе имеющейся библиотеки. Библиотека – главный центр информации всей школы. Подразделение структурного типа в школе со своими собственными функциональными особенностями. Школа и библиотека должны именно помогать тому, чтобы человек захотел развиваться сам, улучшать свои знания через самостоятельное образование. Этому должны помогать все те ресурсы информации, которые предоставляются библиотекой в школе, а главное то, что она должна быть полной и максимально открытой в плане этого доступа. То есть, библиотека это целая среда , которая создает систематизацию всех ресурсов информации, направленных на нужды обучения, помогающую сделать этот доступ максимально широким, способствующую формированию культуры информации учащихся, учителей и родителей, и создающую максимальный комфорт для того, чтобы учащиеся захотели работать сами. Сегодня библиотека в школе – это ее подразделение, которое участвует во всем учебном и воспитательном процессе, чтобы все участники этого процесса могли воспользоваться абсолютно бесплатно пользоваться всеми ресурсами информации и библиотеки. Вся работа с документами в библиотеке школы ведется по ГОСТУ требований к правильному оформлению всех документов. Все главные документы должны постоянно храниться, так как это отчетность строгого типа. Существует положение, по которому в каждой библиотеке в школе должно быть 17 форм учета, все акты о списании литературы, Положение о библиотеке школы по типовой форме, как правильно пользоваться библиотекой и паспорт.
В бухгалтерии ведется отдельный учет фондов учебников и отдельно основного фондов. Но именно библиотекарь, как материально ответственное лицо, после директора, должен представлять все фонды своей библиотеки. Эта информация требуется и для правильного комплектования библиотеки новыми изданиями. Основной и учебный фонды учитываются отдельно друг от друга. Все новые поступления сверяются, затем на них ставится печать и ведется их суммарный учет. Ведется обязательно Книга суммарного учета фонда. Это главный документ учета всех книг, журналов, дисков. Все в книгу записывается вручную. В книгу входит три части: Поступление. Выбытие. Движение и его итоги. В первой части ведется запись всех партий новых поступлений. Каждый год записи заново нумеруются. Указывается автор, название, дата накладной, место, из которого поступило издание, его стоимость и количество. Небольшим брошюрам инвентарные номера не присваиваются. В конце года нужно обязательно подвести итог всех поступлений за год. В части книги о выбытии книг ведется запись всех выбывших из библиотеки изданий. Запись ведется с обязательным указанием номеров актов о списании. В конце года также нужно обязательно подвести итог о выбытии всех изданий за год. Ежегодно нужно проводить итог движения фонда, учитывая его прибытие и выбытие.
Ведение документооборота очень важно, ведь в любой момент может понадобиться справка о работе школьной библиотекивышестоящему ведомству. Поэтому, нужно вести все правильно и грамотно, чтобы в любой момент можно было предоставить нужные сведения. Другой важный документ – инвентарная книга. В ней ведется индивидуальный учет каждой книги с указанием инвентарного номера. Не допускается переписывание инвентарных книг. Она должна быть на постоянном хранении в библиотеке, пока существует образовательное учреждение в целом. Акты прихода — это все документы, которые приходят с новыми поступлениями книг. Эти бумаги должны храниться отдельно в специальной папке. На все новые книги ведется составление картотеки и каталога. Есть два каталога: Алфавитный, где книги идут в алфавитном порядке. Систематический – по наукам. Далее должна быть специальная картотека, где ведется учет статей по наукам. Учет газет и журналов ведется в специальной картотеке. Также ведется обязательная тетрадь, где учитываются все те книги, которые были приняты в качестве замены потерянных. Замена должна производиться совершенно равноценным изданием. Если книга очень ценная, то можно потребовать произвести замену такой же абсолютно или столь же ценной. Замены заносятся обязательно в инвентарную книгу с присвоением номера. Поступление учебников записывается в книгу суммарного учета учебных изданий. Инвентарные номера каждому отдельному учебнику не присваиваются. Также создается специальная картотека учебников, которую лучше классифицировать по предметному типу. Если учебник потерян, он заменяется аналогичным. Их регистрация производится в специальной тетради. Также хорошо вести в школьной библиотеке «Дневник работы». Он помогает упростить ведение отчетности и работы с читателями. С его помощью справка о школьной библиотеке готовится быстро и легко. Документы школьной библиотеки — это довольно таки важные бумаги, которые должны оформляться, храниться и использоваться соответствующим образом. Отклонений от правил в данном случае быть не должно.
